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会议接 待中有这么多细节,你注意到了吗

随着行 业间交流次数的增加,各种行 业性会议不断被举办。为了确 保会议举办成功,往往需 要专业会议接待人员的辅助。可以说,会议接 待工作贯穿整个会议,稍有疏 忽便可能影响会议的整体效果,可见,会议接 待在整个会议过程中的影响十分大,对此,一些会 议主办方会将此项工作全权委托给专业的会议接待公司来完成。

尽管会 议接待公司在会议接待方面已具有十分丰富的经验,但要想 确保会议顺畅举行,会议接 待服务满意度获认可,会议接 待公司在为客户提供服务时,不能忘 了下面这些细节。

细节1:是否需要提供接机、送机服务。很多会 议接待公司提供的服务非常全面,不仅包 括会议前的筹备,会议中的服务,甚至还 包括会议后参会人员的送机服务等。通常,主办方若有此需求,会事先 向会议接待公司提出要求,但也不 排除主办方因琐事繁多,而忽略了此项安排,因此,会议接 待公司可根据主办方提供的会议主题,参会人员名单等,适时征询对方建议。

细节2:会议主持人的安排。很多大 型会议由于议题过多,需要主持人进行串场,而会议 接待公司恰好有提供此项服务。但是,会议主 持人的选择很有讲究,并非所有有主持经验、长相不 错的人都能胜任。会议接 待公司应根据会议的主题、以及主办方的要求,推荐最合适的人选。

礼仪效果图

除了上 面提到的这些主要细节,其实还 有更多的地方要流程细节注意,

一般在 找到适当的会议承办商后,并不意 味着作为会议执行方的您就没有什麽可做的了,要想会 议能够顺利进行,还需要 主办方深入把握很多细节工作:

1、在会议开始之前,全局性 的总体策划还得由您来做,做出会议进程“时间进度表”;

2、一般情 况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认 各单位与会代表人数。

3、如果会 议形式比较郑重,除电话联系外,需要以 书面文件或通知单、邀请函 的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,您还得 与印刷厂商协商处理)。

4、取得会 议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所 需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律 手段保护自己的合法权益。

5、您必须 自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会 议内容并不涉及内部机密,也可将 情况告之会议承办方,请他们协助制定。

6、在有了 会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

7、会议开 始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与 会代表是要交会务费的,您还得 负责收取会务费。

8、报到结束后,及时通 知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或 少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒 店和您不必要的麻烦。

9、正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

10、与会议 承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

11、作好会 议期间的协调工作。

12、制定与 公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一 般是先预交总费用的50%,其余费 用会议结束时一并解清。

13、会议结束后,根据实 际情况做出此次会议的总结报告,备档。

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