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会议住宿安排


酒店住宿

(一)安排方式:

对于会议住宿,最简单 的方法是由与会者自己安排住宿,但是更 有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保留房间,会产生下列问题:

1.遇到旺季,饭店可能将房间卖出,这样会 迫使与会者住在距离会场较远的地方。

2.与会者 可能拿不到优惠价格,因为个 人无法有讲价的能力。

3.会场租金可能较高(如会场也在饭店),通常饭 店以预订房间数多来考虑场租可否讲价。

(二)住宿程序:

一旦预 订的房间决定后,会议主 办方需决定选用哪种基本住宿程序:

1.告诉饭 店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

2.告诉饭 店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

3.经由专 业会议服务公司代为处理。

4.经由主 办单位的住宿组人员负责。

(三)预定会议住宿的方式:

会议期 间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否则会 造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找 不到房间可以住,在此针 对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡:

如果会 议需要住宿的人数不多的话,可以直 接向饭店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单 位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。 这份订 房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制,在印制 前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常饭 店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也 可以注明有任何税金或服务费。另外还 有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励 与会者尽早预订。截止日 的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单:

住宿单 通常使用在小型会议,由主办 单位支付房间费。将一份 表格寄给你邀请的人,要求他 填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将表格 资料填在住宿单中给饭店,并告诉饭店收款方式,

内容包括:

1. 注明房 间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

3.房间只 保留到抵达日的下午6时,还是由 邀请单位全权负责。

4.要求饭 店在寄上确认信前,先由邀 请单位核对后再分别寄给他们。

1.

特别预订:

有些会 议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体,并给予特别处理,例如:总计预订200间,20间为VIPs(贵宾)使用,其余180间为与会代表,使用特 别预订是因为有些贵宾和参展商都要特别小心接待。

2.

详细与 饭店业务代表讨论细节:

1. 特别预订多少房间,什么类别和房价。

2.预订的作业程序。

3.什么时 限内未使用的房间转到一般预约中。

在决定特别预订前,可能需要不同表格,对参展 厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日,对于贵宾(VIPs)则注明 不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。工作人 员房间预订和免费房间:在一般 与会者住宿安排开始前,先分派 好工作人员住宿和免费房间。一般来 说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员,包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间,由谁支 付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人 员所住的房价通常会提供较优惠价格,来降低 主办单位的成本。最好注明他们的身分,因为饭 店经常根据你这份住房表提供贵宾(VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等),你可能 也希望将确认函直接给你,由你核 对无误后再寄给贵宾或工作人员。

1.

(四)住宿表格的内容:

住宿表 格通常由主办单位印制,但准备 表格前先确认有关作业原则,例如截止收件日、确认回 函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。虽然有 些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料,一般标 准表格包括下列内容:

1. 主办单位名称。

2.会议名称。

3.会议日期。

4.会议地点。

5.收件截止日期。

6.确认函回信地址。

7.各饭店的房价。

8.税金明细。

9.饭店的地理位置图。

10.注明项目:

(1)选择饭店偏好。

(2)哪种类型房间。

(3)订房人名字。

(4)抵达日期时间。

(5)离开日期。

11.注明订金支付。

12.注明有 关取消和更改处理方法。

13.注明什 么时候由谁寄发确认函。

14.注明接 受或不接受电话询问和预订。

15.如果接 受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。

16.填写名字、地址、电话以便寄确认函。

17.为了避免误解,如果在 表格中没有注明房间类型时,最好提供住宿资料。

(1)单人房:一个人住,一张床。

(2)二人房:两个人住,一张床。

(3)双人房:两个人住,二张床。

(五)作业程序:

住宿安 排是相当复杂与耗时间的工作,记录有 关各类房间的存量,回答各种问题,解决个 人住宿问题以及将住房报告转给饭店与公司,所有作 业程序务必尽量快速与准确。

场地视察:

如果决 定自行处理住宿,则工作 人员一定要对于使用饭店的设备特别了解,要带领 负责住宿的工作人员到饭店,由各饭 店业务人员一一介绍,以便到 时候回答与会者的问题。

确认:

通知与 会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间,有些主 办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格,而是由 饭店直接寄发确认函。最好收 到住宿资料时立即寄发收到通知,因为有 些饭店比较晚才寄发确认函。为了减 少不必要的电话,最好注 明在收到住宿表格后多少天内回复。

住宿报告:

住宿报 告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要,在报告 中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才 提供一次住宿报告。所提供 的名单可按照与会者名字、单位、到达日 期或地理位置排列。大会结束后,公司会 提供一份完整的各饭店住宿报告,也可要 求各饭店提供他们的住宿报告相互对照,看看有 多少人临时取消以及有哪些人最后才直接向完成房间预订。一旦决 定了使用的饭店,饭店订 房表格和住宿作业单会寄给各饭店。

会议住 宿的协议书中详细记载了价格和房间类型,为了使作业有效率,饭店给的价格要确定,而不是 在某个价格范围之间。 很多饭 店不熟悉主办单位的作业方式,因此附 上详细说明给饭店,这样饭店就能知道,所有订 房和取消还是要转回来。取消订 房可以重新分配,尽量使 订房保持原来预订的。只有主 办单位有权接受订房,如果饭 店也接受订房会造成重复现象。

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