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酒店会 议室会场布置程序

布置会议场地,应考虑 会议的性质及与会人数的多少。下面我们看看会议室会场布 置程序是怎样的?


会议布场

会前

1、查看会议通知单

会议时间、会议地点、公司名称、会议联系人、客人人数、场租金额、设备金额、横幅收费金额、结帐方式、会议下单人。

2、布置会场

1)根据客 人要求来布置会场

常见会场分为:课桌式、剧院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、会见型、椭圆型(董事会型)、鸡尾酒会型、舞台式等。

2)根据客 人要求准备会议用的设施及工具

常用:纸、铅笔(圆珠笔)、水(茶水、矿泉水)、话筒(有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风)、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。

3)会议摆台

①桌子摆放、椅子摆放

②摆放文具及杯具、信纸、铅笔(圆珠笔)、纸垫及水杯

③摆放要求:会议桌椅横竖一条线;信纸横竖一条线;水杯横竖一条线

4)横幅的 摆放及签到台的摆放

3、会前检查

5)会议桌 椅及台面的检查

①桌椅摆 放是否符合标准

②纸、笔、水摆放是否符合标准

③会议桌椅上无垃圾、污迹,台面干净、整洁

6)会议设备检查

①提前半 个小时开启会议有关区域的照明设备,确保全部正常使用。

②提前半 个小时开启会议有关区域的空调,保持温度20度左右。

③提前一 个半小时调试会议使用的音响、话筒、投影仪 等设备能否正常使用,如有故 障及时通知动力部进行修理。

7)工作台检查

①复核会 议通知单的所有要求

②检查工作台里的茶包、水壶、开水是否充足

8)卫生检查

①清洁地面卫生,确保地面无垃圾、污迹。

②清洁会议用的仪器、设备的污迹和浮灰。

9)其它的检查

①检查横 幅的摆放及内容,确保悬挂对称、内容无错误。

②检查签到台“签到处”、“请赐名片”的标牌,签到本 的摆放是否标准、正确、

③检查告示牌,确保内容无误。告示牌表面干净、明亮。

10)人员安排

①会议服 务人员提前半小时站立门口,迎接客人到来。

②音响控 制人员提前半小时到达音响室做好准备,播放背景音乐。

会中

4、了解会议安排

负责会 议的人员主动和举办会议的负责人联系,了解会议议程,便于安 排员工进行配合。

5、迎接客人

1)负责会 议服务的员工在会议室门口迎接客人。

2)迎接客人的注意事项:

挺胸、收腹、直立、双手放于腰后,双脚与肩并齐,面带微笑;当客人到达时,主动向客人打招呼,问候客人。

3)引客入位:

当客人到达时,引导客 人坐上自己的位置,尤其是VIP客人,为客人 拉椅协助客人入座。

6、会议期间服务

7、会议进行期间,服务员要在会场当班,不能脱 岗或自行做私事。如有急 事须向领班或领班以上的人员报告。

8、为客人添加茶水:

客人入座后,应及时 为客人倒一杯茶,俗称“迎客茶”。一般每隔15-20分钟添加一次茶水。

3) 随时注 意所有会议设备的运作情况,发现故 障立即采取有关措施。如无法 解决要通知动力部协助解决

9、由会议 服务员打出会议帐单,询问前台是否挂账,有效签单人的姓名。

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