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选择会 议场地主要考虑的因素


会议酒店

根据国 内外的相关调研发现,会议策 划者选择会议举办地时主要考虑的冈素包括:

(1)会议室的数量、大小和质量。

(2)可商议的食品、饮料和房价。

(3)食品服务质量。

(4)睡房的数量、大小和质量。

(5)会议支 持的服务和设备。

(6)结账程序的效率。

除此之外,在地点 的选择上还会考虑当地的治安状况、会}义地点 到机场的道路情况等。根据调查,美国的 会议策划者倾向于将会议安排在城中酒店、郊区酒店、风景区、机场酒 店以及会议中心等。选择城 中酒店可以赋予参会者更多的机会参观博物馆、影剧院以及购物;而郊区 酒店和风景区则为与会者提供了一个安静、休闲、平和的世外桃源;机场酒 店则适合那些快节奏的、比较紧急的会议类型;大型的 会议则比较适合在中心城市的会议中心举办,因为一 般的会议中心不提供客房,因此参 会者须被安排在附近的酒店住宿。

我国的 会议策划者则较多地选择风景区作为会议举办地,如海南的三亚、云南的昆明、山东的青岛、四川的九寨沟、安徽的黄山等。也有很 大一部分的会议会安排在大都市。那么国 内的会议策划者选择会议举办地的考虑因素有哪些呢?

1.考虑会议类型

一般来说,大型会 议会选择在大都市举办,主要是便于安排食宿;举办培 训活动的最佳环境是专业培训中心或旅游胜地的培训点,在这里 通常能提供专门服务人员和设施;研究和 开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境,因此需 要比较安静的场所,一般选 择郊区酒店为多;企业经 销商年会或其他性质的年会,其会议 地点一般将根据会员的品位选择一些风景名胜区;而一些重大的奖励、表彰会 议则会选择有较高知名度的会场举行(如人民大会堂),以显示其非凡的意义。

2.考虑举办地的知名度

如果仔 细观察和分析可以发现,国内选 择频率高的会议举办地往往是知名度高的旅游地或都市,这与国 内参会者的个体行为有关。国内的 参会者费用一般由所在单位支付,他们可 以通过参会获得免费旅游的机会,因此在 选择上会更加趋向于知名度较高的旅游地或都市。很多年 会之所以每年在不同的地方举办,就是为 了满足会员们的旅游需要。

3.考虑预算

会议通 常可以分为营利性和非营利性两类,营利性 会议是指通过会议的举办,主办方 直接从会议中获取一定的利润;非营利 性会议则不以会议赢利作为直接目的,如政府会议、专业学术会议、经销商会议等。对于非营利性会议,会议策 划者将在会议主办方的总体预算的基础上进行项目预算分解,确定会议项目的内容,然后决 定与预算相当的举办地。营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算,并据此 选择合适的会议举办地。

同样地,在考虑会议举办地时,会议策 划者也会将交通、安全、会议设施、服务质 量等因素考虑在内,但对食品、睡房及 结账程序的效率等考虑得较少。


会议场地
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