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适宜的会议地点、会场环 境能营造出良好的氛围,有利于推动会议进程;而一个 糟糕的开会环境则会影响与会者的心情,为与会 者造成不便和麻烦,阻碍会议的正常进展。会议地点的选择,需要考 虑以下几个方面:


成功会议要素

1、会议地 点应与会议目的相适合

倘若会 议的目的是让两部分人进一步相互了解,那么,一种宽 松的郊外气氛是合适的。倘若你 需要庄重而正式地宣布一项重大决议,那么,一个乱 糟糟的开放式办公室是不适合用来作为会议场地的。首先认清会议的目的,然后根 据会议目的的需要选择适宜的地点,这是高 效会议的又一个重要法则。

2、考虑会议费用预算

如果会 议需要租用会场及其它设备,你就应 当比较一下价格,尤其是 在费用预算紧张的情况下更应该这样做。大城市 中心地段可能适合于大多数与会者,并且公 共交通服务良好,但是市 中心地段肯定比郊外地段要昂贵一些。如果会 议持续一天以上,将会议 场地放在郊外是值得的。

3、选择适度舒服的环境

不论什么会场,都要使 与会者足够舒适,以便于 让他们集中精力开会;但也不 要让他们舒服得想打瞌睡。噪音要 保持在最低小水平,最好不 要选择车来车往、人声鼎沸的地方,容易发 出声响的设备要关闭或者清理到室外。会场的 温度要让人觉得舒服。会场要 通风或配备通风排气装备,以保持 场内有足够新鲜的空气。自然光 对于维持一种活跃的气氛非常重要,因此,要保证一定的自然光。

4、交通要 便于与会者抵达会场

会议地 点最好选在会议主办方和与会者都可以方便抵达的地方,尽量避免偏僻、道路复杂、交通不便的地方。与会人 员能在较短的时间内到达会场,无疑降 低了会议的成本。会场最好能有停车位,食宿地点离会场不远。

5、优良的视频、音频效果必不可少

优良的 视频和音响效果是高效率会议不可或缺的因素。必须确 保投影效果清晰,而且屏 幕的位置要适合观看,不能太高或偏于一方,否则人们仰头、侧头观看,很容易疲劳;屏幕也不能太低,否则坐 在前排的人会遮挡后排的视线。音响效果更是重要,因为开 会主要就是通过听、说来交流,如果会场音效糟糕,就无法 实现有效的沟通。因此,在选择会场时,务必确保音效良好、音响设备齐全,会场内没有回声。最好每 一个座位旁都有话筒,与会者 可以方便地发言;如果会 场不具备这样的条件,那就准备2至3个话筒,与会者 需要发言的时候能及时拿到话筒。

6、考察会 务服务人员的服务水平

这主要 看会务人员及会场其它服务人员的服务态度和服务水平,如会场安全保卫、入场票证检查、会场导 引等工作人员的服务态度是否热情主动,工作人 员是否明确各自职责,能否各就其位、各司其职。


会议服务
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