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会议纪要怎么写

举行会议时,会议中 有许多的重要事项需要记录下来,用于总 结以及整理会议中重大的内容。那么这 时则需要用到会议纪要,会议纪要是用于记载、传达会 议情况和议定事项的公文。它不同于会议记录,对企事业单位、机关团体都适用。

撰写会 议纪要的方法与公司的企业文化、发展规模、会议人员层级、领导偏 好等因素密切相关,同时还 存在上市公司撰文合规性等一系列需分类讨论的问题。


会议纪要

那么接下来,小编简 单整理了一下关于会议纪要的一些注意事项。

1、会议开 始前要熟悉会议参与人,如若是客户,可以索要名片(此步骤也可会后要),之后可制成Excel表格,方便公 司里其他人使用

2、会议过程中,要特别 注意领导的思路形成过程,对于提 出的要求决策一定要明确记录。在汇报中可用词汇:会议认为,会议强调,会议指出,会议号召,会议决定

3、会议纪 要中的主要内容和关键字,要用红字、黑体标识,方便审阅人审阅

4、会议中 提到的需要跟进的事项(一般有时间限制),需要注明,并且设置时间提醒(红字提醒),按专人分类,到时提醒

5、会议结束之后,要就任 务事项进行总结,与专人核对确认。

6、按照项目进行分类,制作Excel,注明该 项目的第几次会议,会议结 束后工作的进度情况

7、会议开 始之前需要回报前次会议跟进的事项和完成情况,下一阶 段的进度目标及落实措施

8、书写过程思路要清晰,分条罗列事项

行文风格:通过多 次参会并观察领导针对不同事务的处理态度与方法,总结出 领导的行为风格与个人偏好,使纪要成为“领导的声音”。

内在逻辑:逻辑问 题主要分为两种情况:

A事先为 领导准备了讲话材料,领导也 完全按照材料思路布置工作,只需根 据材料对纪要进行完善;

B事先没 有总结讲话材料,领导根 据员工汇报与各部门意见,综合考 虑后给予工作布置,这也是 出现较多的情况,此时领导有大致思路,但是可 能存在相同事项重复说、换角度说,不同事项杂糅、逻辑词混用等情况,此时需 要纪要员对公司业务有一定了解,并且事 先对会议材料进行过预热,才能梳理领导的思路。

主次分明:总经理 主持的会议大多为公司层级会议,由各部门共同参与,因而会 议纪要侧重宏观工作布置,强调高度与方向;而部门会议、项目会 议则往往以某一议题为主,侧重对 领导安排的细化与分解,强调可控与执行。因此,对会议 层级与规模的知悉是区分纪要内容取舍的前提。

合理取舍:“未经叙 述的事情从未发生”,纪要的 本质也正是如此,会议中 并不是所有结论都适合写入纪要,有的决 议只能让参会人心领神会而不宜记录,有的则 是这需要记录员对会场的利益关系、人际关 系进行权衡后进行取舍。

特殊情况:上市公司具有独立性,在资产、人员、业务等 方面均需不受第三方平台的管控,因而在 某一上市公司的纪要中不应出现另一上市公司的字样。

纪要之外:会议纪 要虽然是一项与纯文字的工作,但是作为职场人,尤其在 国企这样人际关系占据重要地位的环境中,要认识 到会议纪要的工作并不存在不可替代性,因而更 重要的是与领导、直接上 级的沟通和交流,在日常 的工作中加深了解,明确他 们的想法和习惯,懂得他 们的拳法和套路,那也同样重要。

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