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会议效 率不高的原因及解决方案

为了提高会议的效率,加强会议的管理,我们将 会议效率不高的原因以及如何解决都来分析分析。


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会议效 率不高的原因及预防性管理

1.会议的通病——效率不高

很多公 司往往由于以下原因,开会效率低下:

◆公司的 主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重 要的会都安排在周五下午开,或非要 安排在事务繁忙的周一开。

◆许多主 管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命,甚至得 延后或放弃参加其他会议。

◆有些“必须到会”的员工,因为已 经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得 会议讨论很难进行。而到场 的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准 备不充分或者根本来不及准备。

2.会议效率不高的原因

会议效 率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中,有3种原因是会议的“致命伤”,需要格外警惕。这3种原因是:主持人的技能、会议的 地点以及会议的准备工作。

3.预防性管理

所谓预防性管理,其实就是防患于未然,将祸患 扼杀于摇篮之中。对于会议来说,做预防性管理,实际上 就是在开会之前,针对可 能导致会议效率低下的各种原因,一一做好预防工作,从而保 证会议的高效进行。

高效会议的八大特征

与低效 率会议相对的就是高效会议,高效会 议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。

建议在 正式召开会议之前,将高效会议的8大特征一一列出,并随时检验,充分做好预防性管理,使即将 召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

会议规范

会议规范包含3个部分:会议时间安排的规范、固定的 会议流程规范以及会议规范本身。

1.会议时间安排的规范

◆上午8-9点之间,正是员工从家到公司,准备开 始一天工作的时候。这个时候的员工,心绪尚且混乱,还需一 段时间才能进入工作状态。因此,试图在 这一时间段举行会议、试图让 员工回应会议提议或进行业务分析,从人的 生理和心理角度来看,是不现实的。

◆上午9-10点之间,员工已 经开始进入工作状态。在这个 时间段最适合进行一对一的会谈,同样也 是进行业务会谈的最佳时机。

◆上午10-12点或下午1-3点之间,最适合 调动员工集思广益。大家利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。

◆下午3-5点之间,最好不要安排会议。这个时 段的员工开始进入一天当中的倦怠期,人人希望马上回家,在这个 时段举行会议往往会事倍功半。

2.会议规范本身

会议规 范是指大家达成共识的会议守则。会议规 范主要包括以下条款:

◆所有与 会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出 最适宜所有参会人的开会时间。

◆超过1小时的 会议应有书面通知、议程表及相关资料。

◆所有与会者都要准备在会上发言。

◆准时开始,准时结束。

◆各业务 单位负责人对决议能否达成负直接责任。

◆所有与 会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意。

◆意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸”。

◆会议结束2-3天后,所有与 会者应拿到会议记录。

◆所有与 会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

◆必要时请第三方监控,以保证会议质量。

3.固定的会议流程规范

固定的 会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

(1)一个中心

一个中 心是指整个会议的议程。一个中心包括:

■ 会议的开始,具体包括:致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时间安排、相关规章制度;指定会议记录人。

■ 进行会议讨论,可以分为不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标;交流信息;产生主意、做决定、确认行动;总结。

■ 结束会议,具体包括:总结;安排下次会议。

(2)两个基本点

两个基 本点是指会议的一头一尾,即会议 开始前的准备和会议结束后的跟踪,这两个 基本点是最容易被忽视的。但是,它们却 是保证会议成败的关键。所以,一个规 范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的 准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录,制定跟踪计划,以及安 排下次做汇报的人选等。


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