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翔天会场

一、会前筹划

▲确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

▲会前通知:

通知参会人员方式:电话通 知或书面通知内容:时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等)

注意:通知后 需落实有关负责人是否收到,并及时记录→确定最 后参会人员统计制作参会人员名单,包括参 会人员所属区域、姓名、性别、职务,并最后 按照其职务统计分类;统计交通路线,到达时间,飞机或火车,安排接送,详细写 清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;

▲联系酒店:

联系房间预定房间(数量、类型、时间、价格)→联系会议室会议厅(容量、时间、设备、价格)→餐饮安 排是否需要在会议时准备茶点,是否需 要在会后安排一个宴会,是否需要提供饮用水,正餐有 多少人安排多少桌。

▲会议准备材料:

1、领导讲话稿;

2、发放资料:会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保 密的可以为与会代表每人一份)、其他文件、房卡等;

3、会议设备:电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;

▲场地布置:

1、会议横幅

2、主席台的安排:谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),一个团队一个区域。

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上)

4、如果发放奖品:要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的 物品要注意单放)。准备的 礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?

5、非常重要的会议,请速记员。

6、国际性会议,准备同音翻译。

▲支出预算:文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设 备及现场布置都需要花钱,大概多 少费用也要在方案结尾概算一下。

▲部门分工

二、会中安排(会议策划,就找翔天)

设立签到处:参会人员统一签到,领取房卡,发放资料袋,说明注意事项(比如手机、着装),咨询返 程时间及交通路线,统计并通知安排;

餐饮问题:选择对应的主管交流、座谈,要注意事先安排:那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?

注意事项:

1、空调的温度问题(作为主 导会议方必须全程关注,温度是否过高、过低),会场的 空调在冬天合适,是否在夏季可以?(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效),这些必 须在会议前进行安排,可以提 前进行降温或升温!

2、灯光音响效果:

2、冲水:冲水不能冲着对方,要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直 接在桌面上冲等。(1、整个会 议的过程中要保证有饮用水。2、要保证 每一个人都有水喝,但不要 试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人 物一定要保证有水,参会者不一定照顾到。)

3、会议中途休息:放音乐,1、播放时 要注意选择歌曲,要选择轻音乐,脍炙人口的歌曲,避免流行歌曲、摇滚等 不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵,因为开 会大脑都容易类,在下一 节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐,一般这 是大家入座的通知,这时主 持人要上台组织大家入座。

4、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常

5、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等;

会后收尾

▲退房:结账,收回房 卡安置好不能及时离开的与会者。

▲送站:根据返程时间,统筹规划,送参会人员

▲会议照片:如有人需要,抽时间拷给他们,会后邮 件发送很不方便

▲收拾:会议物品,避免忙中出错,遗漏东西

▲整理会议记录,总结为会议纪要

▲进行会议总结,分析不足之处,保留不错环节

会议指南:一、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 大会主席、副主席、会议时间和地点;

三、参会嘉宾名单(姓名及职务)(会议策划,就找翔天)

四、会议日程安排(时间、地点、)

五、旅游安排(集合时间、地点,负责人,备用品,目的地,餐饮)

六、会议须知(所需证件、会议要求、注意事项)

注意事项:

统计参会人员表格:姓名、电话

签到表:姓名、电话、性别、资料领取、签字、备注

到达时刻表:姓名、电话、路径、班次、时间

房间安排:姓名、电话、性别、时间

订票:姓名、电话、身份证、人数


翔天会议室
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