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5个有效 节约时间的会议技巧

2017-04-29 10:02:45 

5个有效 节约时间的会议技

会议是 每个人组织生活中的重要组成部分,你的节约 时间技巧是会议管理成功的关键部分。在长沙,一些会 议场地的负责人也会帮助你管理会议时间的,前提是你得提出来!

节约时间的会议技巧

作为领导者,我建议 您采取一系列的措施来保持自己头脑的清醒。请遵守这5个提示。 。 。

会议管理提示

1:从目的开始

您需要 做的最重要的任务之一是提高您的管理技能并召开更有效的会议,首先要概述目的。 每个人都坐下来,你说:“我们今 天在这个会议上完成这些目标。”

会议开 幕五至七分钟是举办更有效会议最重要的组成部分。 它设定基础,确定参数,组织职权范围,并告知 房间里的每个人为什么他们在那里,多久以 及他们需要完成什么。

我也建 议你写出你的介绍单词,读出来。 这种清 晰度将允许一个不了解你的人或者情况进来,以便在 开始时加快速度。

在会议 期间提高您的管理技能,既具体而且准时。 一定要公布持续时间。 这也应 该打印在你的议程的顶部,但是你 想在你的介绍中重申。

准时开始

准时开始。 不要等 待那些迟到的人来处罚那些在场的人。 假设后 来者根本没有来,并且会面。 当我第 一次了解这个时,这帮助了我很多。

如果有人迟到,发现他 们错过了重要的信息,拒绝为他们重新开始。 他们最 终会得到这个信息,更准时,并帮助 您以可敬的方式提高您的管理技能 。

许多公司有一个政策,如果在上午10:00召开会议,他们在10点10分从内部锁定门。 你只需要做一次,让人们准时到达。

如果你 在那里解决你所说的问题, “我们在这里谈论,就这个问题作出决定,结论和解决。 以下是问题的事实。以下是 我们所拥有的信息,我们考 虑的替代方案以及我们的市场情报。 现在,我们从这里做什么?

会议管理提示2:鼓励公 开讨论更有效的会议

这是非常重要的,你得到每个人的意见; 不仅是 那些有很多贡献和渴望的人,也是那些更害羞,更不可能说话的人。 你希望 来自特别是妇女和其他可能有点不情愿尝试与更积极或自信的人竞争的人的投入。

请记住,领导者不主宰。 我们发现,会议领 导人的自然倾向是平均50%的时间。 这不适合你,重要的是要避开这个,以提高你的管理技能。

作为领导者,你应该 扮演推动者角色,避免讨论讨厌。 如果你 不使用循环技术让你说话越来越多,因为你 是准备议程的人,这是一种趋势。

代表领导

避免无 意中主导会议的方式是委派会议领导。

尽可能 将会议管理责任分配给别人,建立下属技能。 这是一 个很好的培训工具,使员工 有机会建立会议管理技巧,组织思想,并在团队面前表演。 他们将 从规划会议和准备议程中学到很多东西,这将最 终帮助您举办更有效的会议 。

我经常 会在管理职位上做的事情是将领导职位转交给其他工作人员,随后的 会议将有助于他们提高管理水平。

保持讨论的轨道。 会议领 导的一个关键工作是不断让人们回到这个问题上。 坚持议程上的项目,不允许 讨论流浪或漫步。 通过将 讨论回到主要问题,这将有 助于您进行更有效的会议并节省大量时间。

会议管理提示#3:及时关闭决议项

一旦你 开始谈论一个话题,请详细讨论一下,但是在 你决定下一个项目之前,要先关 闭已经决定的事情,以及谁将要做什么,什么时候做什么。

无法保 持正轨和关闭的是两个主要的时间浪费和出席非正式会议的人的主要投诉。

会议管理提示#4:总结主要内容

一个重 要的会议管理技巧要在每个讨论点的结尾和会议结束时进行总结。 列出并 总结您的时间和行动计划,以及您 的实施计划和作业。 那么大 家在会议上就已经决定了什么呢?

有人同意行事

有趣的事情发生了。 有所谓的“同侪压力”。同意在 同龄人面前做某事的人更有可能跟随。 如果大 家听到他们说他们会在星期四中午之前做一些事情,那么他 们更有可能会有内部的激励,这样可 以节省你对监控,检查和控制的需要。

他们不能再回来,说他们 不知道他们应该做什么,因为有一群证人。 所以让 人们公开承诺是一个非常有力的工具,可以在 心理上满足管理,也是我 学会使用的最好的管理技能之一。

会议管理提示#5:保存记录

最后在24小时内分发会议记录。 所做出的决定越重要,你们以 书面形式分发的重要性越大,如果他们有疑问,他们可以回到你身边。

如果没有问题,他们正 在接受会议记录的分发。 这是进 行更有效的会议和提高管理技能的重要组成部分的最后一步。

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