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电话视 频会议系统怎么用

2017-04-07 15:58:27 



电话视 频会议系统怎么用?

电话视频会议系统

在现代化的企业中, 电话会 议成为一种流行词但是却不招人待见。无论你 主持功底如何高超,十几个 与会的团队成员,两小时 故障可能会令人烦恼。通常,有意参 与和提供想法的员工被没有情绪的设备和难以协调的网络会议所关闭。

如果您 想提高团队成员的参与度,并使您 的会议更加成功,请认真 学习以下七个快速提示。

邀请合适的人来电。

通常,由于领 导层不邀请真正的主题专家,重要的知识将会丧失。

像你在 与他们在一个房间里一样,呼吁人们打电话。利用电话会议设备,要求参 与者在拨打时指定他们的姓名。随着系统宣布每个人,打招呼。

控制通话。

提前发出议程,列出会议的目的,并陈述 需要答案的问题。鼓励员工准备讨论。介绍电话,并通过 每个问题领导会议。

保持范围 当团队 讨论冗长的切线时,电话会议常常失控。允许每 个人回应和听到,但将他 们回到手头的话题。

指定一个笔记本。虽然办 公室里的每个人都应该拿自己的笔记,但是有 人应该正式记录会议记录。这些笔 记可以在会后发送给整个小组,以确保 每个人都有相同的信息。

准备搁置无用的话题。

一个电 话会议必须有所取舍,因为它 肯定不会解决你所有的问题。搁置与 问题无关或需要后续行动的事情。

推动跟进。

如果在 会议中分配了项目,请安排 辅助会议以提供更新。保持中继会议快速。有些人 应该能够在几句话中向小组提出行动状况。

强大的 会议来自优秀的领导。通过会 议或者让他们全体人员长时间地睡觉,而不是 老板一批员工睡觉,领导者 应该引导团队参与,因为他 们讨论了解决问题的方法。

除了强大的领导技能,成功的 会议需要适当使用商业工具。会议线路,远程网 络平台和演示工具可以提高会议的效率。然而,不正确 使用这些工具可能会挤压生产并创造一种冷漠的文化。下面提 供了有效使用会议工具的一些方法。

电话号码

从具有 多个参与者的房间拨打电话时,请使用 多功能电话或其他技术,让每个 人都能听到并参与。无论你 的结尾有多少参与者,当你不在会议中时,把你的手机静音。静音电 话线减少了分心的背景噪音,但参与 者应确保在解决或提出问题之前取消静音。使用会 议软件或供应商为每个呼叫创建数字唯一拨号。这减少 了某人拨入不正确的会议并扰乱讨论的机会。它还为 保密讨论提供了保障。所有人 都可以在会议期间切换他们的个人手机。

网络会议

使用虚拟会议空间时,请确保 所有参与者都可以访问相应的登录。如果公 司将登录限制在一定水平,请安排 参加者与可以访问该空间的人一起查看会议。当工作 人员聚集在会议室参加电话会议时,用投影 仪显示虚拟会议空间,供大家查看。有人在 会议之前测试连接和投影机设置是值得的。否则,宝贵的 会议时间可能浪费在设置中。

远程演示

如果您 向远程用户展示PowerPoint,则基于Web的会议 平台始终是您的最佳选择。您可以 从计算机控制演示文稿的流程。遵循上 述成功网络会议的所有提示以及正确的演示设计指南。由于参 与者可以通过不同的显示器设置或投影机查看幻灯片,请避免 使用过多的文字或图形难以窥视幻灯片。使用简单的字体,并包含大量的空白。图形应使用粗体,对比色来创建。

如果网络会议不可用,请在会 议之前将您的文件发送给所有参与者。确保每 个人都可以打开文件。在呈现时,说明您 正在查看的幻灯片或页面,以便参与者保持联系。

无论会 议的目的是什么,规划提 前和适当利用资源,都会增 加成功举办会议的可能性。


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