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国外大 型会议策划流程

2017-03-29 15:58:11 

国外大 型会议策划流程

一些会议很容易计划,而且是非常非正式的,特别是 如果代表彼此了解并经常会面。

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会议、研讨会 和培训日等其他会议需要更多的时间和精力才能顺利实现。对于这样的会议,重要的 是要制定一个计划。根据有 多少人出席会议,会议是多么重要,您可能 需要提前几个月开始规划。

会议规划第一阶段:

设立一 个项目组组织会议。确定角色和责任,工作方式和联系方式。

制定目标和目标。

准备项目规格。

决定包括设备,场地,交通,餐饮,活动,宾馆,娱乐,讲义等在内的预算...

同意时间表,里程碑 和期限以及每个会员的时间承诺。

会议规划第二阶段:

准备详细的甘特图,显示序列,时间表和任务。

准备一个场地清单,该场地 需要为这次会议提供什么。

研究场所,检查可用性,要求报价,准备一份候选名单。

同意会议日期,记得检查场地,主要演 讲者等的可用性...

准备会议议程。

准备视觉材料,出门,演示等...

准备会议通信材料,选择沟通方式,即:通过电 子邮件发送给员工,电话或 亲自到主要客户等。

会议规划第三阶段:

确认会场和预订。

确认出席并发送位置/旅行详情。

完成交通安排。

完成餐饮和住宿。

完成娱乐和社交活动。

检查视听和电脑设备。

会议规划第四阶段:

尽早到达会议场所,以确保一切顺利。

检查会议室是干净的,安排座位,空调/暖气设 置在舒适的温度,良好的照明。

检查所 有设备和供电点,并立即 向场地维护人员报告任何故障。在会议 期间如果设备发生问题,请查看谁要谈谈。

仔细检查您的餐饮,住宿和 娱乐要求是否已知,并将得到满足。如果有 什么不正确的话,或者在 会议期间需要额外的东西,找出谁要谈话。

确保在 入口处有人在场,迎接与 会者到达并让他们定居。

根据会议的性质,您可能 还希望有一个会后计划,涉及收 集参加者的反馈,安排后续会议等...

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