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会议选址的5大原则

2017-05-12 15:33:46 

会议选址的5大原则

你对一个地点很喜欢,想要在 那里举行下一次会议。但是,参加者也会喜欢吗?还有其 他城市或地区可以更好地适应每个人的需求吗?有这么多美好的国家、城市和场地可供选址,这个会 议场地选址过程是海底捞针缩小的过程,找到必要条件,可以很 快成定位会议场地。在一天结束时,您需要 找到满足您团队动态的目的地,并提高 最大参与者满意度。按照以下五大原则,为您的 下一个活动保证最有效的规划过程。

会议选址的5大原则

会议选址的5大原则是:

一、与您的 需求匹配目的地

你的小 组在一线城市最舒适吗?也许他 们喜欢两者之间的某个地方。诸如上 海或北京的一线城市将比长沙和武汉等二线城市的成本要高得多。虽然一 些与会者渴望一个大城市提供的快节奏的生活方式和丰富的景点,但其他 人则希望较少的喧嚣,寻求较 小的目的地的安静。

不要忘 记还要记住参加者的价格敏感度阈值。参加者 是否为会议出席者付费或是他们的公司?在任何一种情况下,您需要 确定他们或他们的组织可以合理地为您的活动分配多少。

什么其 他的项目和机会对他们很重要?绿色和 健康的会议都在上升,以及家 庭友好的目的地。了解他 们是否带来配偶,重要的 其他人或家庭成员。如果是这样,您将需 要一个可以容纳他们的目的地。

收集这 些信息的最简单的方法之一是设置在线调查,并将其 发送给所有过去和未来的参加者。与过去的参加者,找出他 们最喜欢和最不喜欢以前的目的地,酒店和会议中心。在推进 未来事件前仔细考虑他们的反馈意见。

二、休息时间预算

参加者费用

您的机 构很可能没有为参加者付费 - 尤其是 在协会会议或用户会议上。如果是这种情况,除了会议注册费外,还要确 定出席者或参展商在以下几个方面的估计费用:

△食品支出 旅馆房间

停車處 交通往返会议

运输时间功能

当您添加所有这些,回到第一点,并查看 与会者的成本阈值。

你的组织费用

查看总体预算时,请记住以下几点:

会议空间 食品与饮料

音频/视频 演讲费

娱乐 运输

移入/移出

再次,这些费 用可能因目的地而异。


三、酒店和 会议场地的类型

首先,找出目 的地是否有足够的房间来满足您预计的卧室需求。确定可 用的酒店是否是您的参加者将喜欢的类型。过滤掉不合适的酒店(由于类型或位置),并查看您的房间要求。

二,探索会议中心。确保它 有足够的平方英尺以满足您的会议需求,包括展 会空间和分组会议室。布局会 为您的群组提供功能性的工作区域吗?此外,确定您 的参加者可能留下的酒店的距离,以便您 确信交通工具尽可能简单。第三,看看这 个目的地的峰值和肩峰季节时间。每个目 的地都有一个缓慢的时期,您最有 可能在此谈判最好的会议和酒店房价。确保这 些每日费率与您的参加者支付的费用是一致的。

最后,会议中心和/或酒店是否环保?看看他 们已经制定了哪些绿色计划,并确定 他们是否在能源和环境设计领域(LEED)获得认证。


四、目的地上报

毫无疑问 一个理 想的位置将总是增加你的出席率。

考虑目的地有11个问题要回答:

该位置 的步行性是什么?例如,厦门的步行分数为100分中的88分,使其成 为中国最可步行的目的地,而上海的得分为51,这意味 着它是一个非常依赖汽车的位置。

步行到 目的地是安全的吗?特别是晚上?

有多少 餐厅在合理步行距离和/或从酒店开车?他们有不同的选择吗?

参加者 是否有足够的空闲时间来享受目的地?

他们会 带来他们重要的其他家庭吗?如果是这样,有足够 的多样化的景点来保持白天忙吗?

与酒店 相关的景点在哪里?

什么使目的地有趣,有趣和独特?

是否有 任何建筑或开发项目可能会损害或吸引访客?

会议期 间平均天气情况如何?

其他规 划者对目的地有什么看法?

目的地 营销组织的响应程度如何?他们都 是参加者的经验?


五、交通运输

通过选 择一个理想和方便的目的地,让您的 参加者担心往返于会议或会议。这五个 因素应该影响你的决定:

参加者从哪里出发?如果距离目的地不到200英里,他们可能会开车。然而,更远的 地方将需要其他形式的运输。

什么是目的地空中,火车和公交车?他们提 供多个时间表吗?到达这 个位置是否容易或困难?

如果参加者正在飞行,多少航班是不停的?什么是 典型的机票费用?

参加者到达目的地后,什么是公共交通工具?他们是否提供干净,经济实 惠和安全的地铁,轻轨和/或公共汽车系统?你的参 加者会使用它们吗?

关于出租车还是滴滴?

这些费用可能相加,特别是 如果目的地难以到达并严重依赖的士服务。选择一 个中心位置以最小化麻烦。

只要你按照以上5大原则进行会议选址,你找到 合适的会议场地就会变得很容易了。

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