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选错会场=搞砸一场招商会

2017-03-21 16:10:12 

选错会场=搞砸一场招商会

首先声明,翔子不是标题党,翔子是 结合会议行业十多年的经验得出的结论,绝不是危言耸听。没有选对会议室,很容易 搞砸一场很重要的会!

那么,如何才 能正确选择正确的会议场地呢?

在为下 一次会议选择场地时,需要考 虑的不仅仅是预算。考虑到谁在参加,距离有多远......

你应该 弄明白以下关于会议场地的关键点:

适合性

· 场地是 否符合公司的企业形象?

比如一 个品牌宣传展会选在一个农家乐搞,不是自砸招牌吗

· 它给这 次会议给出了正确的印象吗?

一个政 府举办的洽谈会,选在一 个旅游酒店就不合适了

· 它会吸引目标受众吗?

你本想 办一个长时间的资格证考试培训班,结果选 在了商业区闹市,这不是让我去玩的吗,环境这 么嘈杂怎么能安心学习呢

位置

· 参会者是否方便参观?是否靠 近高铁站和机场?

开个会 要我从北京坐飞机到长沙,再从长 沙坐磁悬浮到高铁站,再从高 铁站坐地铁到岳麓区,光行程就去掉一天了,哪还有心情开会啊(建议会 场最好选在离高铁站和机场距离合适的地方,例如林 子翔天会展酒店)

交通地图


· 场地位 置是否适合计划中的任何额外活动/节目/活动?

比如团队培训,课程结 束之余需要组织拔河活动或者户外拓展活动,有没有 户外场地或者靠近学校能够提供较好的户外产地,要不然 就浪费了这么好的一次提高团队凝聚力的机会了(林子翔 天会展酒店旁边有司法警官学校和农科院,环境好,地方大)

· 是位置安静,足够接近住宿,如果需要,在一个安全的区域,等...

这一点 主要考虑的是长时间大团队会议培训的用户,长时间 处在思维紧绷状态会让效率大打折扣,所以课 余时间最好能有一个比较安静、舒适、安全的环境,劳逸结 合才能最大程度的保证学习效率。

翔天照片6


可用性

· 提供设备、场地以 及服务的日期是否为所需日期?

· 在所需 日期是否提供设备,住宿等额外设施?

· 如果您 必须更改会议日期,他们有多灵活?

尺寸

· 会议室是否足够大,为参加 的人提供舒适的体验?

· 会议室是否布置良好?能够很 好的让扬声器处在最佳位置,显示设 备有没有障碍物?

· 会场是 否允许与会者移动,移动方 不方便或者局促?

设备

· 如果需要,场地提 供方有各种各样小房间来做单独会议交谈?

· 可以提供投影机,电子白板,文具等吗?(这些林 子翔天都是提供的)

· 会场是 否提供无线上网?他们有复印/传真服务吗?如果需要,他们可 以提供笔记本电脑或台式电脑吗?

· 能否满 足素食者或者那些有特殊饮食要求的人?

· 场地有 足够的停车位吗?(林子翔天可以停至少800辆车)

· 残疾人 代表将被照顾吗?

· 有没有 餐厅或酒吧的会议后网络和娱乐?

· 他们有 体育和休闲设施,如游泳池或健身房吗?(林子翔 天提供室内篮球场和乒乓球场)

· 如果需要,场地还 可以提供住宿吗?(当然提供,林子翔天可供 1000人住宿)

成本

· 会议是 否在这次会议的预算范围内?

· 他们可 以提供团队折扣吗?

· 价格可以谈判吗?(必须可以谈判啊,林子翔天)

· 总体成本,包括所有额外费用,与其他优惠/选择(例如:在会议 的独立位置或在其他地方用餐的酒店住宿)

· 有隐藏成本吗?

· 什么时候需要付款?

· 是否需要预付,如果需要,预付多 少和提前多久预付?

· 他们的 退订政策是什么?您会收 到全部或部分退款吗?

许多上 述问题可以通过访问会场的网站并要求报价来回答。如果它 是一个你从来没有使用过的场所,你可能 想问其他公司的意见,在那里 举行会议和会议,以了解 他们的经验是什么样的。如果会 议是重要的会议,您可以亲自参观会场,以获得第一手的印象,布局,适合性,以及非常重要的是,管理层 和员工的服务态度。

翔子的分享就到这里,如果您 有会议需要场地,欢迎咨询本网站

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